So archivieren Sie digitale Unterlagen
«Die zum Teil jahrhundertealten Archive von Gemeinden enthalten Aktenstücke, die ausschliesslich auf Papier festgehalten sind; heute passiert jedoch sehr vieles digital. Unserer Gemeinde stellt sich nun die Frage, wie wir unserer Nachwelt unsere Dokumente erhalten. Wie können wir sicherstellen, dass digitale Dokumente auch in Zukunft zugänglich sind? Wie sieht hier die Gesetzeslage aus?» – Gemeinde Tägerig (AG)
Unterlagen, die Informationen enthalten, die von administrativer, juristischer oder gesellschaftlicher Bedeutung sind, müssen archiviert werden. Der Begriff Unterlagen umfasst dabei alle aufgezeichneten Informationen, unabhängig vom Informationsträger, die bei der Erfüllung öffentlicher Aufgaben empfangen oder erstellt worden sind, einschliesslich Hilfsmitteln und ergänzender Daten, die für das Verständnis dieser Informationen notwendig sind.
Das Archiv muss sicherstellen, dass die Integrität der Unterlagen im Archiv gewahrt wird. Die Kriterien dafür finden Sie in einem Beitrag zur Archivierung im Wissensblog Recht der Geschäftsstelle Digitale Verwaltung Schweiz (siehe QR-Code).
Der Bund, die beteiligten Kantone und Gemeinden sowie das Fürstentum Liechtenstein führen gestützt auf eine Verwaltungsvereinbarung die Koordinationsstelle für die dauerhafte Archivierung elektronischer Unterlagen (KOST). Diese publiziert auf ihrer Website auch hilfreiche Tools und Services zur digitalen Archivierung.
Zur Gesetzeslage: Auf Stufe Bund bildet das Bundesgesetz über die Archivierung (BGA, SR 152.1) die Rechtsgrundlage für die Archivierung von Unterlagen des Bundes. Entsprechend der Organisationsautonomie der Kantone in Bezug auf ihre Verwaltungstätigkeit (Art. 47 BV) haben die Kantone jeweils auch das kantonale Archivwesen autonom geregelt. Nach dem jeweiligen kantonalen Recht richtet sich schliesslich auch die Autonomie der Gemeinden in Bezug auf die Archivierung.
Digital-Ratgeber für Gemeinden
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