Homeoffice und Gemeindeverwaltung: Wie geht das zusammen?

Mit der im Frühling 2020 auftretenden Pandemie rief der schweizerische Bundesrat diverse Massnahmen aus, um die Ausbreitung des Coronavirus einzudämmen. Eine davon war die Empfehlung bzw. Verpflichtung zur Arbeit im Homeoffice. Von der Pflicht zum Homeoffice waren auch die Gemeindeverwaltungen betroffen, die bis anhin kaum bis selten im Homeoffice gearbeitet haben, obwohl das Homeoffice als eine Form der örtlichen Arbeitsflexibilisierung in den letzten zwanzig Jahren stetig auf dem Vormarsch war. Da die Gemeindeverwaltung einzigartige Eigenschaften und Gegebenheiten mit sich bringt und das Homeoffice bisher kaum etabliert ist, wurden im Rahmen einer Bachelorarbeit der Hochschule Luzern – Wirtschaft die Chancen und Gefahren des Homeoffice aus Sicht der Gemeindeverwaltung als Arbeitgeberin untersucht.

Auf der Seite der Chancen ist zu verbuchen, dass der Arbeitsweg entfällt und dadurch finanzielle, zeitliche und ökologische Einsparungen resultieren können. In Bezug auf den Wegfall des Arbeitsweges besteht zudem auch die Chance, dass die Gemeindeverwaltung als Arbeitgeberin potenzielle Arbeitnehmende von weiter entfernt ansprechen kann. Eine weitere Chance besteht in der Steigerung der Individualität, Motivation, Flexibilität und Eigenverantwortung aufseiten der Arbeitnehmenden, was eine ganzheitliche Erhöhung der Effizienz der Gemeindeverwaltung zur Folge haben kann. Dadurch können die finanziellen Mittel einer Gemeinde effektiver und effizienter eingesetzt werden. Fügt man die Chancen zu einem Gesamtbild zusammen, kann die Gemeindeverwaltung als Arbeitgeberin an Attraktivität zulegen. Somit ist sie für ein breiteres Spektrum an potenziellen Fachkräften interessant, was wiederum den herrschenden Fachkräftemangel in den Gemeindeverwaltungen entschärfen kann. Eine zusätzliche Chance, die sich aufgrund der Corona-Pandemie ergibt, ist, dass durch Krisen festgefahrene Strukturen und Abläufe aufgebrochen werden können und sich die Möglichkeit ergibt, Bisheriges zu hinterfragen und Neues zu etablieren.

Auf der Gegenseite ergeben sich durch das Homeoffice auch Gefahren für die Gemeindeverwaltung. Ein Aspekt ist der Verlust der persönlichen Kontakte und des Teamgeists. Die alleinige Arbeit in den eigenen vier Wänden ohne direkten Kontakt zur Kundschaft und zu Arbeitskolleginnen und -kollegen kann zur Vereinsamung führen und den Teamgeist innerhalb der Organisation vermissen lassen. Ausserdem verlangt das Homeoffice eine erhöhte interne Koordination, Organisation und Kommunikation, da die gewohnten einfachen und kurzen Wege im Gemeindehaus entfallen. Durch die Umstellung auf die Arbeit im Homeoffice besteht auch die Gefahr der Ineffizienz, nämlich durch die ungewohnten Abläufe, den vermehrten Gebrauch von Online-Sitzungen, der zu Müdigkeit führen kann, und die zusätzlichen Vorbereitungsaufgaben für die Arbeit zu Hause.

Die Erfahrung des Arbeitens von zu Hause aus hat ausserdem gezeigt, dass gewisse Aufgabenbereiche von Gemeindeverwaltungen nicht für das Homeoffice geeignet sind. So ist die Betreuung und Beratung am Kundenschalter auch in Zukunft zu gewährleisten, da dort oft ältere Menschen und Personen mit sprachlichen und sozialen Barrieren auf Hilfe angewiesen sind. Allgemein kann gesagt werden, dass kreative und zwischenmenschliche Tätigkeiten weniger für das Homeoffice geeignet sind. Dagegen eignen sich Arbeiten, die eine hohe Konzentration erfordern, besser für das zurückgezogene Homeoffice.

Als letzte Gefahr können die spezifischen Anforderungen an die Verwaltung und ihre Führungspersonen genannt werden. Einerseits sollten bei den kommunalen Verwaltungen die nötigen technischen und digitalen Infrastrukturen vorhanden sein. Das heisst zum einen, dass zunächst das Homeoffice überhaupt technisch ermöglicht werden kann, und zum anderen, dass den Arbeitnehmenden zu Hause die Infrastruktur für die effiziente Erledigung der Arbeit zur Verfügung steht. Jene beiden Aspekte setzen finanzielle Mittel vonseiten der Gemeindeverwaltung voraus. Mit Blick auf die Anforderungen der Führungskräfte ist zu beachten, dass eine Vertrauenskultur innerhalb des Teams herrschen sollte.

Die Perspektive des Datenschutzes in Bezug auf das Homeoffice hat gezeigt, dass eine detaillierte Aufarbeitung nach der ausserordentlichen Situation nötig ist, denn die gesetzlichen Vorgaben bezüglich des Datenschutzes sind bis anhin hauptsächlich auf die Arbeit in den Verwaltungsbüros ausgerichtet. Ausserdem ist der aufkommende Gebrauch von Videotools (Zoom, Skype, Microsoft Teams usw.) kritisch zu hinterfragen, da sich dadurch datenschutztechnische Fragezeichen ergeben. Durch das Homeoffice eröffnen sich aber auch Chancen für den Datenschutz, indem durch den Anstieg digitaler Dokumentenverwaltungen effizientere und datenschutzfreundlichere Prozesse etabliert werden können. Den Gemeindeverwaltungen ist zu empfehlen, sich aktiv mit der Thematik des Datenschutzes im Homeoffice zu befassen, damit auf die individuellen Bedürfnisse der Abteilungen und Aufgaben eingegangen werden kann.

In naher Zukunft ist das Homeoffice in den Gemeindeverwaltungen als eine Ergänzung zur Arbeit vor Ort denkbar. Aufgrund des Wunsches nach Abwechslung und sozialem Zusammensein sowie der Anforderung einer adäquaten Leistungserfüllung ist eine Arbeitstätigkeit von ein bis drei Tagen im Homeoffice vorstellbar.

* Der Beitrag von Sandro Wey basiert auf seiner Bachelorarbeit zum Thema, die er im Auftrag des Schweizerischen Gemeindeverbandes (SGV) im Zeitraum vom September 2020 bis Juni 2021 durchführte. Die Bachelorarbeit bildete den Abschluss des dreijährigen Wirtschaftsstudiums an der Hochschule Luzern – Wirtschaft. Die Referentin der Bachelorarbeit war PD Dr. Chantal Magnin.