Fit4Digital: ein Weg zur digitalen Gemeinde

In einer zunehmend digitalisierten Welt stehen auch die Verwaltungen der Gemeinden vor der Herausforderung, ihre Dienstleistungen einfacher, zugänglicher und kundenzentrierter anzubieten. Die Gemeinden des Kantons Aargau haben sich dieser Herausforderung gestellt und mit dem digitalen Innovationsprogramm Fit4Digital einen grossen Schritt in Richtung digitale Verwaltung gemacht. Dabei geht es nicht primär um die Einführung neuer IT-Tools, sondern vor allem um die Schaffung einer modernen und kundenorientierten Gemeindeverwaltung.

Das Programm Fit4Digital wurde von den Gemeinden im Kanton Aargau ins Leben gerufen, um die Verwaltungsdienstleistungen für die Einwohnerinnen und Einwohner zu optimieren. Dabei spielen effiziente Prozesse, bessere Erreichbarkeit und die Vereinfachung von bürokratischen Abläufen eine zentrale Rolle.

Fit4Digital wurde in Zusammenarbeit mit verschiedenen Anbietern entwickelt. Die Projektleitenden der Strub & Partner GmbH konnten im Auftrag der Fit4Digital GmbH mit der Konzeptentwicklung und der Programmumsetzung wesentlich zum Gelingen des Innovationsprogramms beitragen. Da das Konzept Fit4Digital auch in anderen Kantonen auf reges Interesse gestossen ist, haben die Strub & Partner GmbH und die Fit4Digital GmbH entschieden, das im Aargau entwickelte Konzept unter dem Namen «Digitale-Gemeinde.com» auch ausserhalb des Kantons Aargau anzubieten.

Doch wie genau funktioniert Fit4Digital, und welche Erfahrungen haben die Aargauer Gemeinden damit gemacht?

Ein grundlegender Schritt in Richtung digitale Verwaltung war das mit dem Kanton zusammen entwickelte Smart Service Portal, auf dem die Einwohnenden neu zentral kommunale und kantonale Dienstleistungen beziehen können. Das Smart Service Portal ist aus Kundensicht folglich das wichtigste Element, aber aus Sicht des Konzepts «Digitale-Gemeinde.com» dient dieses Onlineportal lediglich der Anzeige der kommunalen Dienstleistungen. Das Herzstück ist nämlich eine Prozessplattform, mit der die bestellten Services nach einer klar vorgegebenen Logik abgearbeitet werden und die als Datendrehscheibe zwischen Portal, Servicecockpit und/oder Gemeinde-Fachlösung fungiert.

Innerhalb der Grundfunktionalitäten der Prozessplattform können die Services nach dem Standard BPMN 2.0 modelliert und die benötigten Logiken hinterlegt werden. Das Gemeinde-Cockpit ist die Arbeitsoberfläche der Verwaltungsmitarbeitenden, wo Bestellungen von Verwaltungskunden entgegengenommen und bearbeitet werden. Für den Fall, dass Fachlösungen an die Prozessplattform angebunden sind, können die Bestellungen direkt in der Fachlösung der jeweiligen Gemeinde bearbeitet werden. Im Admin-Panel können die unterschiedlichen Services und Einstellungen von den Gemeindeadministratoren eigenständig verwaltet werden. Hier werden beispielsweise Services aktiviert und deaktiviert oder zwischen der Servicebearbeitung in der Fachlösung oder im Gemeinde-Cockpit gewählt. Weiter können Texte, Lieferarten, Zahlungsoptionen oder Gebühren pro Gemeinde und Prozess personalisiert werden.

Um den Funktionsumfang von «Digitale-Gemeinde.com» rasch zu erweitern, wurden die Grundfunktionalitäten mit Zusatzmodulen ergänzt. So können Gemeinden zum Beispiel mit dem eFormular-Designer Onlineformulare individuell und ohne Programmierkenntnisse zusammenstellen, um so gemeindespezifische Services anzubieten. Für Reservationen von Immobilien (zum Beispiel einer Waldhütte) und Mobilien (zum Beispiel einer Festbankgarnitur) oder für Buchungen von Terminen bei Personen (zum Beispiel einem Schaltertermin) wurde bei «Digitale-Gemeinde.com» ein Standardreservationssystem integriert. Für den insbesondere im Smart-City-Bereich beliebten Schadensmelder ist ein an die Open-Source-Lösung «FixMyStreet» angelehntes Zusatzmodul integriert. Über den Schadensmelder können Einwohnende der Gemeindeverwaltung beispielsweise einen defekten Kandelaber oder einen überfüllten Abfalleimer melden.

Der grösste Mehrwert des Konzepts «Digitale-Gemeinde.com» entsteht mit der Anbindung der in den Gemeindeverwaltungen eingesetzten Fachlösungen und mit der damit verbundenen Prozessoptimierung. Verwaltungsmitarbeitende können neu die über das Smart Service Portal bestellten Dokumente, wie zum Beispiel eine Wohnsitzbescheinigung, dank der End-to-End-Verarbeitung direkt in ihrer Fachlösung erstellen.

Bruno Tüscher, Geschäftsführer der Fit4Digital GmbH und gleichzeitig Gemeindeammann der Aargauer Gemeinde Münchwilen, sagt: «Die Digitalisierung ist kein Selbstzweck, sondern dient dazu, das Leben unserer Einwohnerinnen und Einwohner zu erleichtern. Mit Fit4Digital können wir Verwaltungsdienstleistungen rund um die Uhr anbieten und diese effizienter erledigen. Die stetig wachsenden Nutzerzahlen des Smart Service Portals zeigen, dass das neue Angebot von der Bevölkerung geschätzt wird.» Seit dem Go-live am 24. März 2022 wurden über das Smart Service Portal über 30 000 kommunale Bestellungen abgewickelt. Kantonsweit arbeiten rund 1000 Mitarbeitende von Gemeindeverwaltungen und Zivilstandsämtern mit dem Gemeinde-Cockpit.

Um im Kanton Aargau keine weitere Insellösung zu schaffen, berücksichtigt das Konzept «Digitale-Gemeinde.com» den in Erarbeitung befindlichen Standard eCH-0258 und ist auch bereit, die Erfahrungen in dessen Weiterentwicklung einfliessen zu lassen.

Die Gemeinden des Kantons Aargau haben mit Fit4Digital gezeigt, dass die digitale Transformation mit dem Konzept «Digitale-Gemeinde.com» eine Win-win-Situation ist: Die Einwohnenden profitieren von schnelleren und effizienteren Dienstleistungen, während die Gemeinden ihre Ressourcen effektiver einsetzen können.