Elektronische Signaturen, Siegel und Zeitstempel – 100% rechtsgültig und 100% Swiss-Made
Dokumente für Bevölkerung und Wirtschaft auszustellen, zu unterschreiben und zu verifizieren zählt zu den wichtigsten Prozessen in einer Verwaltung. Mit digitalen Mitteln geht dies einfacher und noch sicherer als bisher.
Wir erläutern, wie Schweizer Gemeinden Ihre Verwaltung digitalisieren können – zum Beispiel mit den 100% Swiss-Made Signaturlösungen von SwissSign, einer Datensicherheitsspezialistin der Schweizerischen Post:
1. Elektronische Signaturen für Baubewilligungen
Baubewilligungen werden in gewissen Gemeinden bereits elektronisch eingereicht, der Baurechtsentscheid aber meist noch auf dem Postweg verschickt. Doch mittels der qualifizierten elektronischen Signatur (QES) lässt sich auch dies digitalisieren. Diese ist nämlich der handschriftlichen Unterschrift gleichgestellt (Art. 14, Abs. 2bis OR).
Die Vorteile
Effizienter Prozess ohne Medienbrüche. Die Baubewilligung wird elektronisch eingereicht und anschliessend automatisch in einen Workflow zur Einholung der Unterschriften der Unterzeichner weitergeleitet.
Identität des Unterzeichners und Rechtsgültigkeit der Signatur eindeutig sichergestellt.
Integrität und Authentizität des Dokuments gewährleistet. Der Antragstellende erhält eine sichere Bestätigung, dass der Absender – beispielsweise das Bauamt – den Antrag bewilligt hat. Und diese Bewilligung kann nachträglich nicht unbemerkt verändert werden.
Weitere Anwendungsfälle in der öffentlichen Verwaltung: Privatrechtliche Verträge, Protokolle, Kommunikationen mit anderen Behörden
2. Elektronische Siegel für Betreibungsregisterauszüge
Betreibungsregisterauszüge werden noch immer häufig direkt am Schalter ausgestellt oder per Post an den Gesuchsteller versendet. Elektronische Siegel ermöglichen es, solche Dokumente vollständig digital zu erstellen und zu versenden.
Die Vorteile
Komplett digitaler Prozess ohne Medienbrüche. Das Dokument muss nicht mehr ausgedruckt und per Post versendet werden. Die elektronische Ausstellung ermöglicht es den Bürgerinnen und Bürgern sogar, den Betreibungsregisterauszug mehrfach zu nutzen.
Echtheit und Herkunft des Betreibungsregisterauszugs – zum Beispiel die Gemeinde – ist bestätigt und ist von jedem Empfänger eindeutig überprüfbar
Garantierte Unversehrtheit, Verhindern nachträglicher Manipulationen. Das bedeutet, dass die Empfänger den Inhalt des Dokuments nachträglich nicht unbemerkt verändern können.
Verlässlichkeit des Dokuments für rechtliche Zwecke gesichert. Der Betreibungsregisterauszug wird als offizielles Dokument der Gemeinde anerkannt.
Weitere Anwendungsfälle in der öffentlichen Verwaltung: Wohnsitzbestätigungen, Zivilstandsbestätigungen, Handelsregisterauszüge, Fischereipatente.
3. Digitale Zeitstempel für die Dokument-Archivierung
Werden Geschäftsprozesse in der öffentlichen Verwaltung digitalisiert, muss auch die nachgelagerte Dokument-Archivierung elektronisch stattfinden. Um eine Nachvollziehbarkeit der elektronischen Ablage zu erreichen sowie als zusätzlicher Sicherheitsfaktor bietet sich hierbei der Einsatz von digitalen Zeitstempeln an. Die Eidgenössische Geschäftsbücherverordnung GeBüV verweist diesbezüglich explizit auf diese Zeitstempel.
Die Vorteile
Existenz der elektronischen Daten/Dokumente zu einem bestimmten Zeitpunkt bestätigt. So können zum Beispiel Dokumentationen der Finanz- und Buchhaltungsaktivitäten ordnungsgemäss archiviert werden.
Dokumente in der sicheren Umgebung der Behörde. Es gelangen keine vertraulichen Informationen nach aussen. Es wird nur ein eindeutiger Identifikator des Dokuments («Hash») an den Zeitstempel-Dienst geschickt.
Weitere Anwendungsfälle in der öffentlichen Verwaltung: Justitia 4.0
100% Swiss-Made und 100% rechtsgültig mit den Signaturlösungen von SwissSign
Mit der Signaturlösung von SwissSign setzen kleine und grosse Gemeinden einen zentralen Baustein für eine digitale bürgernahe Verwaltung - anerkannt vom Bund und ausgewählt von eOperations Schweiz. Ob über unseren Signaturraum im Browser oder direkt integriert in Ihre Softwareprogramme, Sie unterzeichnen oder stempeln rechtsgültig, ohne Medienbrüche und viel einfacher als bisher. Datenspeicherung und Betrieb erfolgen komplett in der Schweiz. Unsere Expertinnen und Experten zeigen Ihnen anhand von konkreten Anwendungsbeispielen auf, wie wir Ihre Behörde mit unseren Services unterstützen können.