Ein neues Benchmarking für Schweizer Gemeinden

Sie fragen sich vielleicht, ob Benchmarking nicht ein alter Hut ist. Falls ja, ist das mehr als verständlich. Denn schon seit den 1990er Jahren finden die unterschiedlichsten Versuche statt, ein Benchmarking-Modell für Gemeinden zu entwickeln, nicht nur in der Schweiz, auch international. Doch nirgendwo hat sich bisher ein Modell als Best-Practice durchgesetzt, da in den bisherigen Ansätzen die Leistungsunterschiede der Gemeinden zu wenig in den Fokus gerückt wurden. Aus diesem Grund hat die Universität Bern im Rahmen meiner Dissertation das Projekt zur Entwicklung eines Benchmarking-Modells für Schweizer Gemeinden mit 26 Testgemeinden gestartet.

Anders als bei den meisten Benchmarkings im öffentlichen Bereich, haben wir uns dazu entschlossen, nicht die Gesamtleistung der Gemeinden zu vergleichen. Stattdessen werden die kleinsten steuerbaren Einheiten (z. B. Feuerwehr, Sozialdienst, Musikschule oder Friedhof; insgesamt 28 Bereiche) gemessen und verglichen. Anhand eines Beispiels vom Friedhof möchte ich in drei Schritten aufzeigen, was bei der Erstellung eines Benchmarkings beachtet werden muss.

In einem ersten Schritt mussten wir festlegen, mit welchen Kennzahlen die Leistung des Friedhofs gemessen werden soll. Fokussieren wir uns dabei auf die Qualität, die Effizienz oder auf beides? Ideal wäre letzteres, damit ein gesamtheitliches Bild entsteht. Zudem verfolgen wir dabei das Ziel, den Friedhof der Gemeinde nicht «zu Tode zu sparen»… Allgemein ist es jedoch oft schwierig, verfügbare Informationen für die Messung der Qualität zu finden – so leider auch beim Friedhof. Aus diesem Grund fokussierten wir uns auf die Kosteneffizienz. Um diese zu messen, sollten die Kosten immer den wesentlichen Kostentreiber gegenübergestellt werden. Beim Beispiel des Friedhofs haben wir uns für die Kostentreiber «Anzahl Gräber» und «Anzahl Todesfälle pro Jahr», welche durch den Friedhof bewältigt werden müssen, entschieden. Auf Kostenseite wird zwischen Bruttokosten und Nettokosten unterschieden. Somit entstanden vier Kennzahlen zur Messung der Leistung des Friedhofs, welche unabhängig der Grösse eines Friedhofs vergleichbare Aussagen ermöglichen (vgl. Kasten).

Im zweiten Schritt analysieren wir, ob es wesentliche Merkmale gibt, welche Unterschiede in den Kennzahlen signifikant erklären. So ist beim Friedhof beispielsweise die Kosten- und Ertragsstruktur je nachdem sehr unterschiedlich, ob die Gemeinde zusätzlich noch ein Krematorium betreibt. Dieses lässt die Kosten pro Grab in die Höhe schnellen, gleichzeitig erhöhen sich die Erträge aber markant. Somit bildeten wir beim Friedhof zwei Vergleichsgruppen; eine mit und die andere ohne Krematorium.

Im dritten Schritt sollte die Vergleichbarkeit zwischen den Gemeinden auf der Kostenseite hergestellt werden. Als Basis diente eine detaillierte Daten- und Leistungserfassung, entwickelt anhand eines standardisierten Fragebogens, um beispielsweise zu identifizieren, unter welcher Funktion die Kosten des Friedhofs verbucht werden. Wir stellten sicher, dass in den Kennzahlen aller Friedhöfe die gleichen Kosten enthalten sind. Dies kann aufgrund der unterschiedlichen Verbuchungslogiken der Gemeinden sehr stark variieren. Insbesondere die unterschiedliche Verbuchung der IT-Kosten und der Immobilienkosten (Abschreibungen, Gebäudeunterhalt, Nebenkosten, externe Mieten) kann zu grossen Verzerrungen führen. Als Beispiel wird die Bereinigung der IT-Kosten des Friedhofs in der Grafik 2 dargestellt. So stellen wir sicher, dass Äpfel mit Äpfeln verglichen werden.

Welchen Nutzen ziehen wir aus dem Benchmarking? Primär liefert das Benchmarking einen Überblick über die Leistung in 28 Leistungsbereichen und zeigt auf, wo noch Verbesserungspotenzial schlummert. Um den Nutzen zu realisieren, müssen Massnahmen erarbeitet werden, wobei zuerst die Resultate im Detail interpretiert werden. So wird beim Friedhof schnell ersichtlich, ob das Potenzial auf der Ertrags- oder Kostenseite liegt – je nach Resultaten bei den Kennzahlen für Brutto- oder Nettokosten. Sind zum Beispiel die Bruttokosten pro Todesfall über dem Median, die Nettokosten pro Todesfall aber unter dem Median, sind die Gebühren beim Friedhof wohl höher als bei anderen Gemeinden. Die Kosten könnten hingegen gesenkt werden, wobei es verschiedene Ansatzpunkte gibt. Wenn die Gärtnerarbeiten extern vergeben werden, können neue Leistungsverträge zu besseren Konditionen ausgehandelt werden oder sogar die Leistung neu selbst erbracht werden, sofern dies effizienter bei gleich guter Qualität möglich ist. Zudem kann analysiert werden, ob eine Leistungsreduktion angebracht wäre. Dies könnte beispielsweise durch eine Verkleinerung der ungenutzten Friedhofsfläche oder durch eine Verringerung der Qualitätsansprüche bei der Pflege (z. B. Periodizität des Rasenmähens) geschehen.

Dieses Vorgehen ermöglicht mittel- und langfristig die Initiierung eines kontinuierlichen Verbesserungsprozesses, in dem jedes Jahr zwei bis drei Bereiche analysiert werden. Dies macht dann auch flächendeckende Einsparziele und Top-Down Sparprojekte, welche oft nicht die erwünschte Wirkung zeigen, obsolet.

Infos:

Aufgrund der positiven Rückmeldungen der 26 Testgemeinden  wurde das Start-Up PublicFinance gegründet, welches das Benchmarking-Reporting weiterentwickelt und weiterbetreibt.Weitere Informationen unter www.publicfinance.ch.