Digitalisierung funktioniert nur mit Standards
Der Online-Service eUmzugCH ist ein gutes Beispiel dafür, wie die Digitalisierung von Verwaltungsdienstleistungen den administrativen Aufwand reduzieren kann. Damit dies möglich ist, müssen die digitalen Prozesse über alle Verwaltungen hinweg funktionieren. Was tragen die Standards des Vereins eCH dazu bei, und weshalb sind sie so wichtig?
Online-Services können den administrativen Aufwand merklich reduzieren. Aber: Nur wenn für einen Online-Service verbindliche Standards gelten, können die Systeme der verschiedenen Verwaltungseinheiten in einem durchgängigen Prozess miteinander zusammenarbeiten beziehungsweise kommunizieren. Den Rahmen für die digitale Zusammenarbeit von Bund, Kantonen und Gemeinden schafft die Organisation Digitale Verwaltung Schweiz (DVS). Der Verein eCH fördert und erarbeitet als Partner von DVS entsprechende Standards im Bereich E-Government.
Wie wichtig Standardisierung für die Digitalisierung der Verwaltung ist, zeigt das erfolgreiche Umsetzungsbeispiel eUmzugCH. Mit diesem Online-Service können Meldepflichtige in einem Schritt Weg- und Zuzug bei den entsprechenden Gemeinden melden. Damit dies möglich ist, müssen die verschiedenen Softwaresysteme der an den Service angeschlossenen Gemeinden miteinander Daten austauschen. Mittels einer Standardisierung der Meldungen mit einem eCH-Standard sowie dem zentralen Datentransfer über die Plattform Sedex des Bundesamts für Statistik wird dies sichergestellt. Damit der Weg- und Zuzug in einem Schritt gemeldet werden können, entwickelte der Verein eCH zudem extra für diesen Meldetyp einen neuen Standard. Die Online-Umzugsmeldung steht mittlerweile bereits in 21 Kantonen zur Verfügung und soll schrittweise in sämtlichen Kantonen und weiteren Gemeinden eingeführt werden.
Dass sich mit der Einführung des Online-Services eUmzugCH der Arbeitsaufwand der kommunalen Einwohnerkontrollen merklich reduziert, belegt eine Studie der Zürcher Hochschule für Angewandte Wissenschaften (ZHAW). Für diese wurde im Jahr 2022 anhand von vier Zürcher Gemeinden erhoben, wie sich die Digitalisierung dieser Verwaltungsdienstleistung auf die Bearbeitungszeit der Gemeindemitarbeitenden auswirkt. Die Auswertung zeigte unter anderem auf, dass die Abwicklung von Zuzügen über eUmzugCH von den Mitarbeitenden im Vergleich zu Schalteranmeldungen effizienter und schneller durchgeführt werden konnte. Zudem kam es zu weniger Verzögerungen aufgrund fehlender Unterlagen.
Für die Entwicklung und Verabschiedung von Standards für das E-Government arbeiten im Verein eCH seit über 20 Jahren Vertreterinnen und Vertreter der öffentlichen Hand, aus der Wirtschaft und aus der Forschung und Lehre in themenspezifischen Fachgruppen sowie in einem Expertenausschuss zusammen. Diese Public-private-Partnership ermöglicht herstellerunabhängige und breit abgestützte Standards. Mittlerweile hat der Verein eCH, in dem sich unter anderem auch der Schweizerische Gemeindeverband, alle Kantone und zahlreiche Gemeinden engagieren, schon über 250 Standards erarbeitet.
Der Digitalratgeber der «Schweizer Gemeinde»
Kaum eine Gemeinde kommt heute ums Thema Digitalisierung herum. Während manche schon weit fortgeschritten sind, stehen andere noch ganz am Anfang. Welche Frage zur Digitalisierung und zu E-Government beschäftigt Ihre Gemeinde? Schreiben Sie uns, und mit etwas Glück wird Ihre Frage in unserer Rubrik aufgenommen und von kompetenten Expertinnen und Experten beantwortet.
