Digitalisierung: ein Schritt nach dem anderen
Die Digitalisierung ist eine grosse Herausforderung für die Gemeindebehörden, besonders weil deren Dienstleistungen für die Öffentlichkeit zugänglich sein müssen. Welche drei Punkte gilt es zu beachten, damit die Digitalisierung der Verwaltung ein Erfolg wird?
Wenn man von digitaler Verwaltung spricht, steht die Digitalisierung von Verwaltungsvorgängen an erster Stelle der Erwartungen, die von der Bevölkerung, aber auch vom Gemeindepersonal geäussert werden. Eine Gemeinde, die Ressourcen und Finanzen für die Digitalisierung einsetzt, erwartet von dieser auch Vorteile für das interne Funktionieren der Verwaltung – und das soll auch so sein.
Doch die Digitalisierung von Verwaltungsvorgängen ist ein komplexes Thema. Es berührt zahlreiche Bereiche und auch rechtliche Grundlagen. Eine Automatisierung von Anfang bis Ende und ohne Medienbruch heisst auch, eine Interoperabilität zwischen einer grossen Vielzahl an Systemen und Daten ermöglichen zu müssen.
Dieser Prozess passiert nicht von heute auf morgen. Im Gegenteil handelt es sich um ein Vorgehen in mehreren Etappen. Während dieser Etappen müssen die Gemeinden weiterhin normal funktionieren. Sie können keinen Pause-Knopf drücken, während sie digitalisieren.
So kann es vorkommen, dass in gewissen Etappen der Fokus auf einen bestimmen Teilbereich gerichtet wird, während andere Teilbereiche weniger beachtet werden – was dazu führt, dass die Resultate einer Etappe einmal eher für die Bevölkerung sichtbar sind und die Resultate einer anderen eher verwaltungsintern erkennbar sind. Es kann auch sein, dass in einer Etappe nur einige erste Schritte auf dem Weg zur vollständigen Automatisierung gemacht werden.
Zentral für ein Vorwärtskommen auf diesem Weg sind folgende Punkte:
Das Ziel sollte stets sein, einen Mehrwert für alle Involvierten zu generieren, indem ein gutes Gleichgewicht zwischen den verschiedenen Phasen der Initiative gesucht wird. Dabei ist es zentral, jedes Mal verständlich und transparent aufzuzeigen, was eine Etappe der Bevölkerung und der Gemeindeverwaltung bringt, auch wenn es sich um einen Zwischenschritt handelt.
Die Sicht der Nutzerinnen und Nutzer, das heisst der Bevölkerung, sowie der Alltag der Verwaltungsdienste sollte stets im Blick behalten werden. Letztere sollten ein Mitspracherecht in der Festlegung des Digitalisierungsfahrplans erhalten.
Der Kurs auf eine durchgehende Automatisierung zwischen den verschiedenen beteiligten Systemen muss beibehalten werden. Wichtig ist es, dabei zu erklären, dass dies zwar Zeit braucht, aber jeder Schritt nach und nach dazu beiträgt, dieses Ziel näher zu bringen.
Die wichtigsten Zutaten auf dem Weg zur Digitalisierung der Verwaltung sind in anderen Worten: zu akzeptieren, dass wir in Etappen voranschreiten, jede dieser Etappen wertzuschätzen und mit dem Alltag der Bevölkerung aber auch der Verwaltungsangestellten verbunden zu bleiben.
Der Digital-Ratgeber
Kaum eine Gemeinde kommt heute ums Thema Digitalisierung herum. Während manche schon weit fortgeschritten sind, stehen andere noch ganz am Anfang. Welche Frage zur Digitalisierung und zu E-Government beschäftigt Ihre Gemeinde? Schreiben Sie uns, und mit etwas Glück wird Ihre Frage in unserer Rubrik aufgenommen und von kompetenten Expertinnen und Experten beantwortet.
