Die Akzeptanz für Homeoffice wächst
Heute sind knapp zwei von drei Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter positiv zu Homeoffice eingestellt. Die gesammelten Erfahrungen während des letzten Jahres haben dazu geführt, dass die Akzeptanz für Homeoffice stark angestiegen ist. Dies kann für die Zukunft von Homeoffice in Gemeinden genutzt werden.
Die Erfahrungen seit der Covid-19-Pandemie im März 2020 haben die Sicht auf die Arbeit im Homeoffice in den Gemeinden deutlich verändert. So zeigt eine bei den Mitarbeitenden durchgeführte Umfrage, dass vor der Pandemie nur jede dritte Person positiv eingestellt war. Knapp die Hälfte der befragten Mitarbeitenden waren zuvor skeptisch. Nach den gemachten Erfahrungen im Homeoffice sind heute knapp zwei von drei Mitarbeitenden positiv und nur noch sehr wenige sind gegenüber Homeoffice nach wie vor skeptisch. Die Umfrage wurde in der Zeit von Juli bis Dezember 2020 durchgeführt.
Auch eine Umfrage von Deloitte* zeigt, dass die Mitarbeitenden grossmehrheitlich in Zukunft zumindest teilweise im Homeoffice arbeiten wollen. Angesichts dieser Ergebnisse gilt es für die Gemeinden, die Chance von Homeoffice zu nutzen, um sich auch als attraktive Arbeitgeberin zu positionieren. Beispielsweise bei der Personalrekrutierung kann in einem grösseren Radius nach Fachkräften gesucht werden, wenn Mitarbeitende nicht jeden Tag vor Ort sein müssen. Zugleich wird die Möglichkeit zumindest anteilsmässig im Homeoffice arbeiten zu können, von Arbeitnehmenden zunehmend nachfragt und als Bedingung gefordert.
Bestehende Arbeitskultur als Hindernis für Homeoffice vor der Covid-19-Pandemie
Laut der Studie bietet Homeoffice die gleichen Vorteile für öffentliche Verwaltungen wie für private Unternehmen. Ein Unterschied besteht jedoch in der Arbeitsorganisation und -kultur der öffentlichen Verwaltungen. Die Verwaltungen sind stark hierarchisch strukturiert und von einer Präsenzkultur geprägt, indem die Vorgesetzten die Arbeitsleistungen basierend auf Anwesenheit und Einsatz vor Ort beurteilen. Die Covid-19-Pandemie hat den Prozess hin zu flexibleren Arbeitsformen beschleunigt und zu einem Umdenken in den öffentlichen Verwaltungen geführt.
Die Umfrage zeigt, dass die Arbeitskultur vor der Covid-19-Pandemie wesentlich dazu beitrug, dass die befragten Mitarbeitenden sehr selten im Homeoffice gearbeitet haben. Als Hindernisse für Homeoffice werden das Fehlen einer unterstützenden Kultur (62 Prozent) oder gar eine unpassende Führungs- beziehungsweise Organisationsstruktur (37 Prozent) erlebt. Für mobil-flexible Arbeit ist eine Führungskultur des Vertrauens gegenüber den Mitarbeitenden notwendig. Die Führungspersonen können eine solche Arbeitskultur vorleben und die Mitarbeitenden auf ihrem Weg zu mehr Selbstverantwortung unterstützen und begleiten.
Hinsichtlich der Arbeitskultur sind auch die Mitarbeitenden gefragt. So geben rund 40 Prozent der befragten Gemeindemitarbeitenden an, dass sie vor der Covid-19-Pandemie keinen Bedarf für Homeoffice hatten oder 64 Prozent der Befragten waren der Meinung, dass für die Teamzusammenarbeit räumliche Nähe erforderlich sei. Ebenfalls sehen die Mitarbeitenden in den Gemeinden vor allem den Schalter- beziehungsweise Kundinnenkontakt als Hindernis für Homeoffice (72 Prozent). Des Weiteren fehlte in den Gemeinden vor der Covid-19-Pandemie vielerorts die Infrastruktur wie Laptop, andere Hardware (47 Prozent) oder auch der externe Zugang zum Verwaltungsnetzwerk (36 Prozent), sodass die Mitarbeitenden nicht zuhause arbeiten konnten.
Gemeinden auf gutem Weg
Für die Mitarbeiten bestand die grösste Herausforderung in der Zusammenarbeit und dem Austausch im Team. Da Homeoffice für sie eine neue Arbeitsform darstellte, musste die Zusammenarbeit ad hoc neugestaltet und vermehrt auf digitale Kanäle verschoben werden. Trotz der Skepsis, Hürden und Herausforderungen für Homeoffice in den Gemeindeverwaltungen lässt sich aufgrund der Ergebnisse feststellen, dass Gemeindeverwaltungen auf gutem Weg zu einer flexibleren Arbeitsgestaltung sind. Die Umfrage zeigt, dass die Gemeinden in kürzester Zeit ihre Arbeitsweise umgestellt haben und Homeoffice bestens funktioniert hat. Über 80 Prozent der befragten Gemeindemitarbeitenden geben an, dass sie zuhause produktiv und effizient gearbeitet haben. Auch die heute deutlich positivere Einstellung gegenüber Homeoffice zeigt, dass die Mitarbeitenden gute Erfahrungen während diesem Jahr gesammelt haben und die allgemeinen Befürchtungen nicht eintrafen.
Empfehlungen für Gemeinden im Umgang mit Homeoffice
Die Gemeinden können die gesammelten Erfahrungen im Homeoffice nutzen, um auch in Zukunft Homeoffice zu erlauben und zu fördern. Dafür muss das Vertrauen zu den Mitarbeitenden weiterhin gestärkt und eine Vertrauenskultur geschaffen werden. In einer Vertrauenskultur werden die Gemeindemitarbeitenden über Arbeitsergebnisse anstatt Anwesenheit und Zeitkontrolle geführt. Ausserdem sind eine offene und ehrliche Kommunikation sowie das Teilen von Informationen wichtig. Die Führungspersonen haben hinsichtlich dessen eine wichtige Vorbildfunktion und können die Unternehmenskultur der Gemeinde positiv beeinflussen.
Ein Homeoffice-Reglement kann die Rahmenbedingungen wie Gegenstand, Art und Umfang der Arbeit im Homeoffice regeln. Individuelle Abmachungen können überdies in einer Homeoffice-Vereinbarung festgehalten werden. Sie sollen klare Rahmenbedingungen für die Arbeitstage zuhause schaffen und dennoch so offen wie möglich gehalten werden, sodass die Mitarbeitenden die Flexibilität für die individuelle Arbeitsgestaltung nutzen können. Zudem ist es am Anfang hilfreich, wenn Führungspersonen und Mitarbeitende Erwartungen an die Arbeit im Homeoffice gegenseitig klären. So wird erst klar, welche Leistungen erwartet werden oder wie im Homeoffice kommuniziert wird. Dadurch lassen sich Missverständnissen vorbeugen.
Neue Kompetenzen und Schulungen sind gefordert
Für die Zusammenarbeit im Homeoffice sind klare Regeln betreffend Anwesenheit und Erreichbarkeit von Vorteil, indem diese beispielsweise im Kalender eingetragen werden. Umgekehrt können auch Tage organisiert werden, an welchen alle Mitarbeitenden im Büro anwesend sind. So werden auch die Vorteile beider Arbeitsorte gezielt genutzt: Das Homeoffice für ungestörtes, produktives Arbeiten und das Büro für den Austausch. Ein guter Mix zwischen Arbeiten vor Ort und im Homeoffice reduziert dann auch die Herausforderungen von Homeoffice erheblich und führt zu produktivem und effizientem Arbeiten.
Im Homeoffice sind neue Kompetenzen wie das so genannte «Boundary Management» oder die selbstständige Gestaltung der Arbeitsaufgaben, -orte und -prozesse gefragt. Sowohl Mitarbeitende als auch Führungspersonen sollen bei Bedarf im Umgang mit Homeoffice befähigt und geschult werden.
Homeoffice und mobil-flexibles Arbeiten werden in Zukunft nicht mehr aus dem Arbeitsalltag wegzudenken sein. Es findet auch in Gemeinden ein Umdenken in Hinblick auf die Arbeitskultur und -organisation statt und Gemeinden können nun die gemachten Erfahrungen dafür nutzen.
Informationen:
Detaillierte Ausführungen zu den Gründen, gemachten Erfahrungen und Herausforderungen im Umgang mit Homeoffice ergänzt mit Zahlen, Fakten und wissenschaftlichen Erkenntnissen finden sich im Schlussbericht unter www.hslu.ch/ibr-umfrage-homeoffice
* Deloitte-Umfrage: https://tinyurl.com/msbvycn7